2020年の新型コロナウイルス流行にともなうテレワーク・在宅・リモートワーク化で、メールやチャットツールなどオンラインで文字のやりとりをする機会が急激に増えています。
また、勤め先の休業や勤務時間が減り、副業で在宅ワークを始めてみようと思っている人もいらっしゃることでしょう。
リモートワークで戸惑うことの1つが「返信のタイミング」ではないでしょうか。
じっさい、私もここ最近、複数の相手から
という質問をいただきました。
そこで今回は、ライター歴16年、在宅で仕事のメッセージを何千回もやりとりしてきた私から、メッセージの「返信」で評価・信用を上げる…いや、少なくとも信用を落とさないコツをお伝えします。
返信はもちろん早いほうがいい、でも…
フリーランスはお客様から。
リモート中の会社員なら社内からも。
メールやメッセージが届いたらどのタイミングで返信すればいいのでしょうか…？
もちろん「即返信」がいいのはいいに決まっています。
仕事では100％、返信は早ければ早いほど喜ばれるでしょう。
ただ、少し検討しないと返事できない内容だったり、急ぎの仕事の最中だったり、即答できないときも当然ありますよね。
お子さんがいればどうしても手が離せないことだってあります。
フリーランスは営業日を定めていない人もけっこういますし、相手も個人事業主であることも多く、ふつうに夜中12時過ぎてから問い合わせのメッセージが届いたりします。
それに即返信できなかったらフリーランス失格…
なんてことは、私は、ないと思っています！
もちろん何日も放置するのは論外ですが、できる範囲で早く返信していれば、私はこれまでトラブルになったことはないですよ！
ここに気をつければ、「即返信」でなくても大丈夫！
ただ、「返信」で信頼を失わないためにはいくつかポイントがあるので、以下に書いておきますね。
「急ぎ」とわかるものは優先対応
「至急」「お休みのところ申し訳ありません」などと書いてあるとき、書いていなくても急いでいることが分かるときは、極力他の作業を中断して対応しましょう。
これは、自分がメッセージを送る側だと想像してみれば、とても助かることがすぐ分かりますよね。
まずはひとこと返信を
相手の問い合わせや依頼内容が、時間のかかるものなら、まずは「確認いたします」など、ひとこと返信しましょう。
目安としては、10～15分以内に完結するかどうか。
それ以上かかりそうだったり、今すぐ取りかかれない事情があるときは、「～時頃までにお返事いたします」と送っておくと相手も安心ですよね。
相手のペースも考慮
何回かやりとりをしていると、相手方の返信ペースがつかめてくると思います。
基本的には、相手のペースに合わせるのが一番。
レスポンスの早い相手には、完璧な内容を返そうとして待たせるより、気づいたらすぐに返信して「後ほど詳細お送りします」の方が喜ばれます。
比較的のんびりした方へは、何通もメッセージを送るよりも、落ち着いて内容を確認してから返信するほうがお互い負担にならないでしょう。
フリーランス対法人クライアントでは、営業時間以外はまったく連絡がとれない相手、リモートで夜や土日も連絡可能な相手と対応が分かれますので、早めに把握しておきましょう。
自分自身が「即答」タイプの注意点
そして気をつけたいのが、自分がレスポンスの早いタイプの人。
自分は○時間以内に必ず返信している！という自負のある人、それはとても素晴らしい！のですが…相手にも無意識にそれを求めてしまう傾向がないでしょうか？
（あ、自分に厳しく、他人にはやさしいという神のような人も何人も知っていますが・汗）
期待どおりに返信が来ないとイライラしたり、社内なら「私の言い方が気に入らなかったのかな」フリーランスなら「もう契約切られちゃう…？」などと不安になったり。精神衛生上あまりよくないですよね。
人それぞれ事情やペースがあることを頭において、業務上、返信が必要なリミット（少し早めが理想的ですが）まではイライラしないで過ごしたいですね。
返信が遅いと仕事をとられてしまう？
フリーランスのお仕事獲得においては、たしかに、問い合わせの返信が少し遅れた間に他の人に決まってしまうことだってあります。
ただ、個人的には、無理してどんな夜中でも即返信という形でお仕事を引き受けると、その後もずっとそれが続くわけですよね。
世の中にはいろいろな仕事パターンの方がいるので、特に育児中のフリーランスの人や副業の人は、無理のない範囲で対応できるクライアントさんとマッチングした方が幸せではないかと思っています。
自身のブログやSNS、クラウドソーシングサイトなどのプロフィール欄に、
「お問い合わせは○営業日以内にお返事します」
などと明記しておくのもいいですね。
評価を落とさないために、絶対これだけはやっておこう！
最後に、「これだけは絶対にやるべき」という作業をひとつ書いておきます。
それは、「添付資料（ファイル）は、かならずその場でダウンロードして中身を見る」！
です。
あるんですよね、たまに、送ってもらった資料が間違っていたり、文字化けして読めなかったりというケースが。
- 締め切りの前日（もしかして当日）、「さてと…」と開いてみたら、中身が違っていた！
- あわてて上司やクライアントさんに連絡したら、つながらなくて作業が始められない…！
- 連絡が取れたとしても、今まで手をつけていなかったことがバレバレ…！
これは、評価や信用を落としてしまいますよね。
ちゃんとスケジュールを組んで仕事を進めていたとしても、相手は「後回しにされた」と感じてしまうかもしれません。
作業そのものはすぐにしなくても、添付のファイルだけは必ず即ダウンロードして開き、中身を確認しておきましょう！
おわりに
今回は、テレワークやリモートワーク、在宅ワークの「返信」で評価や信用を落とさないコツをお伝えしました。
- 返信は早いほうがいいけど「できる限り」でOK
- 急ぎの用件にはひとこと返信
- 相手のペースもつかんでおこう
- 添付ファイルだけは絶対にすぐ確認！
お役に立てば幸いです！
